制作チームがリモート作業環境に問題なく移行する方法

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ほぼ一晩で、世界的な新型コロナウイルスの発生は、メディアおよびエンターテインメント業界を混乱させました。現在、公衆衛生が緊急の優先事項となっているため、メディア企業はワークフローをリモート作業モデルにシフトするか、次のステップを模索している間は運用を一時停止する必要があります。これは前例のない課題であり、回避することはできません。しかし、少し手間をかけるだけで、制作チームはワークフローをリモート作業環境にうまく移行することができます。移行方法は以下の通りです。

 

新型コロナウイルスの発生により制作ワークフローにどのような影響を与えたか

新型コロナウイルスの発生は、制作ワークフローに多大な破壊的影響を与えました。州や地方自治体は、公衆衛生上の懸念を理由に、できる限り従業員はすぐに効果的に自宅から働かなければならないことを企業に伝えてきました。その結果、メディア企業は、コンテンツ作成チームが稼働している間、チーム全員の安全を確保するために、その場でリモート作業設定に注力する必要があります。

様々なスタジオがこの新しい現実に適応している間、一部の制作は一時停止されています。Netflix、Apple TV +、Marvel Studiosは、その効果についてすでに発表を行っている制作会社の1つです。小規模の企業でも、スタジオや施設を一時的に閉鎖する必要があります。プロダクション・プロは、オンプレミスのストレージシステムに格納されているメディアにアクセスする方法、コンテンツをリモートで共有およびレビューする方法、通信およびコラボレーションの方法などを理解しようとしています。ニュースチームは、これらの課題すべてをナビゲートすると同時に時間に敏感に対応し、場合によっては救命情報を一般公開する必要があります。

確かに、それは荷の重いことです。しかし、制作現場がこの難しい状況下において、移行を簡単に行うためのいくつかのステップがあります。

 

1.チームのリモートアクセスを設定する

もちろん、当面は短期的なニーズが優先されます。リモートワークフローに移行すると、100%容量を維持できない場合がありますが、数日から1週間以内には生産性の50〜70%を回復できるはずです。まず、技術的なハードルが無くコンテンツにアクセスする方法を理解する必要があります。リモート・デスクトップ・アクセスのようなシンプルなソリューションを使用すると、施設内のコンピューターにリモート場所からアクセスすることができます。このアプローチ方法には多少制限がありますが、多くの役割とタスクに対しては十分な内容です。リモートアクセスを使用すると、エディットスイートの状況と同じように、コンテンツを効果的に編集することができます。

 

2.十分な回線容量があることを確認する

現段階でリモートアクセスを可能にするために、リモート作業者向けに十分な回線容量があることを確認する必要もあります。一部の企業では、新型コロナウイルスの発生に対応してWi-Fiサービスを無料で利用できるようにしているため、低い回線容量で十分なタスクに対しては、試してみる価値のある1つのオプションです。

 

3.適切なソフトウェアライセンスがあることを確認する

すでにお持ちのソフトウェアライセンスで、自動的にリモートでソフトウェアを使用できることを想定しているかもしれませんが、常に可能であるとは限りません。一部のソフトウェア会社では、リモートアクセスのために特別なライセンス取得が必要となるため、適切なライセンスを取得していることを必ずご確認ください。制作チームがプロジェクトを続行するために急を要しているとき、ライセンスは大きな頭痛の種になる場合があります。そのため、Avidではアクティブな商用ライセンス所有者が、リモートでクリエイティブツールにアクセスできる無償のテンポラリーライセンス(期間限定)を提供しています。

 

4.チームがどのように協力するかを検討する

リモートアクセスを設定したら、全社員がリモートで作業しているときに、チームとしてどのように共同作業を行うか検討する必要があります。たとえば、エディターとアシスタントは、プロデューサーや他の利害関係者とどのようにコンテンツを共有することができますか?チームメンバーが、直接フィードバックすることができなくなった場合、慣れたシームレスなコラボレーションを実現することは、容易ではありません。この障害を打開するためには、引き続きチームメンバーが新しい場所から共同作業できるように、チャットセッションを設定することができます。

 

5.リモートワークフローの課題を予測して取り組む

これらの構成要素の環境が整ったとしても、チームはまだいくつかの課題に直面するでしょう。たとえば、誰かがタイムラインを再生し、プロデューサーがオーディオとビデオが同期しているかどうかを知りたい場合、すべての準備が完全に整っているかの確認をするのは少し難しいでしょう。このため、一部の制作チームは、どこにいてもより効率的に作業できるように、プロダクション環境全体を仮想化することで役立つと考えています。

大規模な事業のように思えますが、仮想化は必ずしも機材の大幅な見直しが必要な訳ではありません。多くの場合、既存のソフトウェアとハードウェアを再構成してリモートワークフローを有効にすることで、比較的短時間でチームが業務に戻ることができるでしょう。

一部の制作チームは、ハイブリッドなワークフローを使用して、メディアが物理的に所在する施設へ行く代わりに、リモート場所でラップトップでコンテンツをストリーミングします。ニーズに応じて、上記のオプションの1つ(シンプルなリモート・デスクトップ・アクセス、仮想化、またはハイブリッド・ワークフロー)が、バックアップと実行に最適な選択肢になるかもしれません。

 

将来的には、制作ワークフローはより回復力のあるものになります

もちろん長期的に、制作会社は地震のような局地的な危機や、今経験しているような全世界におけるパンデミックの危機であれ、次に危機が発生したときに、この移行をより迅速に行うために役立つビジネス継続性計画を作成する必要があるでしょう。クラウドは、このような状況を乗り越えるための興味深い可能性を提供します。現在の危機は、その実用性を示しており、クラウドの導入をためらっていた制作会社も、今では新鮮な目で検討を始めています。

当面は、上記で共有したヒントは、チームの業務が以前と変わらない状況に戻すのに役立つはずです。次のステップとして、更なる混乱からビジネスを守ります。

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Rose is a freelance writer specializing in B2B technology, living at the intersection of digital culture and creativity.